A külügyminisztériumoknál fontos a helyesírás és a hivatalos forma alkalmazása is.
Itt egy példa mely jól szemlélteti:
Tisztelt X!
(Amit közölni szeretnénk, lehetőleg úri modorban és tagoltan)
Tisztelettel:
X
X ország nagykövete, külügyminisztere
(Különleges estekben a szabály felrúgható ha valakinek a magyar nem az anyanyelve)